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Tabletop – Ejercicios de simulación

Aerolíneas y fuerzas aéreas utilizan desde hace décadas el simulador como herramienta imprescindible para fortalecer la seguridad en la navegación y para mejorar el nivel de adiestramiento y preparación de sus tripulaciones. Utilizando el simulador, estas tripulaciones se familiarizan con las normas y procedimientos de navegación y tráfico aéreo y entrenan su capacidad de respuesta ante alertas y emergencias en condiciones de “estrés virtual” porque en un entorno de simulación se cuenta con la posibilidad de repetir para poder mejorar las respuestas a los ejercicios y escenarios que se planteen.

A pesar de su creciente complejidad tecnológica, el simulador aéreo resulta ser una herramienta barata si se tienen en cuenta los costes que ahorra en capítulos como combustible, mantenimiento de aeronaves y sistemas de navegación, entre otros (evita contaminaciones, etc.). El simulador aéreo se utiliza por tripulaciones aéreas tanto noveles como expertas. Su empleo prolongado es condición previa para que los pilotos comiencen a volar en aparatos reales y el número de horas de simulador junto con las horas reales de vuelo conforman en bloque el nivel de experiencia profesional que acredita un piloto.

Pasando del ámbito particular aeronáutico al general corporativo, las funciones que cumple un ejercicio Tabletop son similares a las del simulador aéreo, pero con una escala de costes muy reducida y ofreciendo unas posibilidades de versatilidad ilimitadas.

Mediante una simulación, la empresa prepara a sus empleados clave ante cualquier tipo de situación, tanto las de emergencia y críticas, como otras más frecuentes en el día a día de las empresas.

Las situaciones del primer tipo tienen unas consecuencias muy negativas y generan profundos daños en la imagen, reputación, funcionamiento y resultados de una compañía. Por estas razones y por su carácter de excepcionalidad es conveniente tener preparada, y sobre todo entrenada, la respuesta que cada uno de los miembros de un equipo corporativo ha de dar a una situación sobrevenida, tal y como se contempla en los procedimientos con los que opera la compañía. Es conveniente tener a las plantillas entrenadas más allá del preceptivo y reglamentado simulacro contraincendios de la empresa.

Respecto del otro tipo de situaciones, comunes y habituales en el día a día empresarial, la versatilidad que ofrece el empleo de un Tabletop Simulation Exercise permite replicar virtualmente cualquier tipo de escenario e ir mejorando el modo en que la organización responde al mismo. Los escenarios que se planteen para su resolución pueden adaptarse de manera muy específica a las necesidades o exigencias que desde los niveles directivos de una compañía así se decidan. También pueden orientarse a reforzar las debilidades existentes en la organización o a consolidar sus fortalezas, a incrementar el nivel de eficacia con que se contienen o neutralizan las amenazas o a mejorar la detección y aprovechamiento de las oportunidades, cuando estas se presentan. En todos estos casos el Tabletop es una eficaz y barata herramienta de competitividad empresarial.

Señalado todo lo anterior, y teniendo presente una visión integral del concepto de seguridad, que vaya más allá de los conceptos safety y de security, hay que entender que el Tabletop Simulation debe ser parte de la estrategia y de los planes de Continuidad de Negocio de la empresa.

Volviendo a los escenarios en los que resulta útil recurrir a los ejercicios de simulación, en particular para aquellas situaciones críticas o de emergencia que alteran la dinámica de trabajo habitual de una empresa por su excepcionalidad, la ejecución de Tabletop Simulation Exercise constituye la forma sencilla y eficaz de medir la capacidad de respuesta corporativa para enfrentar este tipo de situaciones.

Una alerta o emergencia obliga a actuar coordinadamente unidades y recursos de la empresa que de manera habitual en su día a día funcionan de manera autónoma o independiente. Por ello, si no se prueban, entrenan y mejoran las Tácticas, Técnicas y Procedimientos de actuación, no está asegurado el empleo de los mismos ni su coordinación. Lo que está planificado necesita ser probado para garantizar un adecuado nivel de eficacia en la respuesta. Un Tabletop Simulation Exercise viene a plantear de manera realista y creíble situaciones críticas o de emergencia de carácter virtual a las que deben responder las distintas unidades y equipos de una empresa.

Al enfrentarse con la situación que plantea un ejercicio de simulación, los responsables de las unidades y equipos implicados en el mismo mejoran su pensamiento crítico, establecen formas más ágiles o nuevas de comunicación con otros responsables y entrenan sus capacidades y reflejos en aspectos tales como la toma de decisiones o la interactuación con otros jefes de equipo.

Otro de los aspectos que hacen interesante el desarrollo de un Tabletop Simulation tiene que ver con la detección de carencias y falta de capacidades que puedan existir en una organización empresarial. La ejecución de un ejercicio de simulación pone a la vista este tipo de carencias, que aparecen a medida que el ejercicio se va desarrollando y que quedan delimitadas en el juicio crítico con el que concluye la simulación planificada. Con este conocimiento, la empresa está en condiciones de corregir internamente la situación o de optar por adquirir externamente las capacidades de las que es deficitaria.

En otras ocasiones, el ejercicio de simulación viene a confirmar fortalezas de la compañía que ya eran conocidas pero que de esta forma son más cuantificables y por tanto posibles de reforzar.

La preparación, diseño y desarrollo de un ejercicio de este tipo debe ser realizado por alguien ajeno a la organización. Así se asegura que el ejercicio no se desvirtúa, ni se contamina con informaciones, datos y aspectos de la cultura corporativa de la empresa que lo contrata y que podrían darse erróneamente por conocidos y supuestos. Un actor externo asegura la objetividad de los resultados y la veracidad de las conclusiones alcanzadas en el informe final de ejercicio que se emite después de su ejecución y de celebrar el necesario juicio crítico.

Por tanto, es una herramienta útil, económica y versátil. Abordable en costes y con un limitado esfuerzo en su preparación, la empresa es capaz de diagnosticar en un plazo breve de tiempo su capacidad de respuesta a distintos escenarios, mejorar la capacitación de sus decisores a diferentes niveles y evaluar aquellos parámetros de su organización que sean de su interés.

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